This page is intended to provide one location for information to assist the litigants in learning about Small Claims Cases in Sarasota County.

  • Small Claims COVID-19 Procedures Presentation - Parties must review prior to the Pretrial Conference
  • The Pretrial Conference and Mediation Video (transcript for the hearing impaired | transcripción para personas con discapacidad auditiva)

    Information Regarding the Sarasota Small Claims Pretrial Conference and Mediation

    You have a Pretrial Conference set in a small claims case because either you are suing someone or you have been sued for damages in the maximum amount of $8000 plus attorney’s fees and costs.  If you are the Plaintiff, you have sued someone, and if you are the Defendant, you have been sued. 

    The Director of the Sarasota County Mediation Program, Ms. Pam McLeod, or her designee, will be handling the Pretrial Conferences. 

    The Pretrial Conference is not your trial.  The Judge will not be present and there will be no testimony or other evidence considered.

    Prior to the Pretrial Conference, your case has been reviewed to determine if there has been proper service of process.  Service of process is a term that refers to the requirement that the Defendant be properly notified that he or she is being sued by the Plaintiff.  If there is no proof of service of process in the Court file, then the case will be continued.  Your next pre-trial date will be determined based on when the Plaintiff applies for a new summons. 

    If the Defendant has been served properly and he or she fails to appear, he or she has defaulted and given up his or her right to contest the Plaintiff’s claim.  In this instance, it will be up to the Plaintiff to file a notarized affidavit regarding the total amount sought including the costs associated with the lawsuit.  A form affidavit is available on the Small Claims page of the Court’s website.  Once you have filed this affidavit and notified the judge’s office, the Judge will enter a Final Judgment in favor of the Plaintiff.

    If both parties are present, your case will be set for a mediation at a specific time within the next few weeks.  The Mediation Program Director will do her best to accommodate your schedule but it is not guaranteed.  You are required to attend mediation using the instructions given to you.  The Plaintiff’s failure to attend can result in a dismissal of the case and the Defendant’s failure to attend could result in a default, which as previously explained, means that the Defendant gives up his or her right to contest the Plaintiff’s claim.

    Please note that if a party did not appear for his or her pretrial conference, or does not appear at mediation and it was the result of circumstances beyond his or her control, it is possible that the case could start over.  If a party raises this claim at a later date, it will be the Judge’s decision to determine if it has merit.

    Please listen carefully to the following information regarding mediation.

    All parties in small claims cases are required to participate in mediation in an attempt for you, the invested parties, to resolve your cases on your own terms.  

    Mediation is a confidential process, facilitated by a Florida Supreme Court certified mediator.  A mediator is a neutral third party whose purpose is to reduce obstacles to communication, assist in the identification of issues and exploration of alternates, and otherwise facilitate voluntary agreements resolving the dispute.  When they work privately, they are paid.  However, for your small claims mediation, the mediator will be volunteering his or her time and will be mediating your case free of charge.  Please extend the same courtesies to the mediators that you would to the Court. 

    Mediation has its advantages.  The advantage to both sides is that it gives you an opportunity to resolve your case on your terms instead of my terms.  You avoid the aggravation of worrying about witness subpoenas and rules of evidence.  Finally, you bring closure to this matter today without having to worry about coming back for trial.  You won’t have to subpoena witnesses, attain a working knowledge of the Rules of Evidence or consider hiring an attorney. You can be as creative and flexible with your agreement as is allowed by law.  You will be able to present information during mediation that you may not be able to present at a trial.  Mediation gives both sides a guaranteed result. On the other hand, if you go to trial, the court must apply certain rules of evidence and procedure and enter a final judgment based upon the evidence admitted and the law.

    Should the parties reach an agreement during the mediation process, that agreement will be memorialized on a settlement agreement form.  Often times, but not always, this agreement is in the form of a repayment plan.  The agreement form is signed by all parties, then forwarded to the assigned judge for final signature.  This closes your case.  

    However, if the Defendant fails to comply with the agreement, the Plaintiff simply goes to the clerk’s office and files an affidavit of non- compliance.  The affidavit affirms that the Defendant has breached the terms of the agreement.  This affidavit will be forwarded to the assigned judge who will then enter a judgment against the Defendant without any further notice or hearing.

    Mediation is confidential.  Should you not be able to resolve your issue during mediation, what is discussed during the mediation process cannot be used against you at your trial.  This confidentiality is there to encourage open and honest communication in an effort for you to resolve your issues on your own terms.  Unless both sides agree, you may not record any part of the mediation.  Secretly recording is subject to sanctions.

    Mediation is informal.  As explained previously, if you case is set for trial, the rules are different.   

    In the event you do not settle your case at mediation, your case will be set for a trial before the assigned County Judge.  You will be asked questions regarding the expected length of your presentation of evidence and the expected number of witnesses.  The most common mistake that people make is that they bring in affidavits from their witnesses that they want the Court to consider.  Even though an affidavit is executed under oath, it is normally hearsay and cannot be considered by the Court because it does not give your opponent the opportunity to ask questions of the person who executed the affidavit to show that there might be another perspective on his or her testimony.  So, instead of bringing in an affidavit, you need to bring in the person who would have executed the affidavit to testify live before the Court and to be subject to cross-examination.  Therefore, it is important that you consider this when you consider the number of witnesses you will call. If you need to subpoena a witness, you will need to do so through the Clerk’s office which requires a fee.

    Once the case goes to trial, it is the Judge’s responsibility to determine the facts of the case.  Then the Judge will apply the law to the facts to determine an appropriate final judgment.  In most circumstances, the Plaintiff has the burden of establishing his or her claim by a preponderance of the evidence.  If the Plaintiff is unable to meet that burden, then the final judgment will be for the Defendant.  No money damages will be awarded and the case will be closed.  If the Plaintiff does meet his or her burden of proof, then the final judgment will be in favor of the Plaintiff and it will specify the dollar amount owed by the Defendant to the Plaintiff as a result of this lawsuit.

    If the Plaintiff wins at a trial and the Judge awards money damages, there is no guarantee that the Plaintiff will be able to collect that money.   The Plaintiff’s ability to collect the money is dependent on the defendant’s willingness to pay and his or her ability to pay.  Collecting money on a Final Judgment is governed by Florida Statutes and other applicable law.  In the event the defendant does not willingly pay, it will be up to the plaintiff to determine if collection is possible and if so, how it is to occur. There are certain post-judgment procedures that allow a judgment holder to require a Defendant to produce his or her financial records. There are also procedures for garnishment actions which, if you are not protected from them, will divert a portion of your wages or bank accounts directly to the Plaintiff on a regular basis. 

    If your case does go to trial, (1) be on time and (2) be prepared. Your trial is your one opportunity to present your claim or your defense.  Please be prepared to take full advantage of that opportunity. Please note, the Judge cannot assist the parties because the Judge is a neutral arbiter. 

    Due to COVID19, we have implemented new protocols to protect everyone.  Please be patient as we implement these new protocols.  If during your pretrial conference you have questions, feel free to ask using the chat function or raise hand function.  If you later have questions, you may call the Sarasota County Mediation Program at 941-861-7833.

    If you are a person with a disability who needs any accommodation in order to participate in the proceeding, you are entitled, at no cost to you, to the provision of certain assistance. Please contact Court Administration (941-861-7800) as soon as possible prior to your scheduled court appearance, or immediately upon receiving this notification if the time before the scheduled appearance is less than 7 days; if you are hearing or voice impaired, call 711.

    Información Sobre la Conferencia y Mediación Previa al Juicio de Reclamos Menores de Sarasota

    Usted tiene una Conferencia Previa al Juicio establecida en un caso de reclamos menores porque está demandando a alguien o ha sido demandado por daños por un monto máximo de $8000 más los honorarios y costos de abogados. Si usted es el Demandante, ha demandado a alguien, y si es el Demandado, usted ha sido demandado. 

    La Directora del Programa de Mediación del Condado de Sarasota, la Sra. Pam McLeod, o su designado, se encargará de las Conferencias Previas al Juicio. 

    La Conferencia Previa al Juicio no es su juicio. El Juez no estará presente y no se considerará ningún testimonio u otras pruebas.

    Antes de la Conferencia Previa al Juicio, su caso ha sido revisado para determinar si ha habido un servicio adecuado de citatoria. Servicio de citatoria es un término que se refiere al requisito de que el Demandado sea notificado adecuadamente de que el Demandante lo está demandando. Si no hay ninguna prueba de la notificación del citatorio en el expediente judicial, entonces el caso se aplazará. Su próxima fecha previa al juicio se determinará en función de cuándo el Demandante solicite una nueva citación. 

    Si el Demandado ha sido notificado correctamente y él o ella no comparece, él o ella ha incumplido y renunciado su derecho de oponerse al reclamo del Demandante.  En este caso, corresponderá al Demandante presentar una declaración jurada ante notario con respecto al monto total solicitado, incluidos los costos asociados con la demanda.  Un formulario de declaración jurada está disponible en la página de Reclamos Menores del sitio web del Tribunal.  Una vez que haya presentado esta declaración jurada y notificado a la oficina del juez, el Juez dictará una Sentencia Definitiva a favor del Demandante.

    Si ambas partes están presentes, su caso será fijado para una mediación en un momento determinado dentro de las próximas semanas.  La Directora del Programa de Mediación hará todo lo posible para adaptarse a su horario, pero no está garantizado. Debe asistir a la mediación siguiendo las instrucciones que se le dan. Si el Demandante no asiste puede resultar en un sobreseimiento del caso y si el Demandado no asiste podría resultar en un incumplimiento, como explicado anteriormente, significa que el Demandado renuncia su derecho de oponerse al reclamo del Demandante.

    Tenga en cuenta que si una de las partes no se presentó a su conferencia previa al juicio, o no aparece en la mediación y fue el resultado de circunstancias fuera de su control, es posible que el caso pueda comenzar de nuevo. Si una parte presenta este reclamo en una fecha posterior, será decisión del juez determinar si tiene mérito.

    Por favor, escuche con atención a la siguiente información con respecto a la mediación.

    Se requiere que todas las partes en casos de reclamos menores participen en la mediación en un intento que ustedes, las partes invertidas, resuelvan sus casos bajo sus propios términos.

    La mediación es un proceso confidencial, facilitado por un mediador certificado por el Tribunal Supremo de Florida. Un mediador es un tercero neutral cuyo propósito es reducir los obstáculos a la comunicación, ayudar en la identificación de problemas y explorar alternativas, y de otra manera facilitar acuerdos voluntarios para resolver la disputa. Cuando trabajan en privado, se les paga. Sin embargo, para su mediación de reclamos menores, el mediador estará ofreciendo su tiempo como voluntario y estará mediando su caso de forma gratuita. Por favor extienda las mismas cortesías a los mediadores que le haría al Juez. 

    La mediación tiene sus ventajas. La ventaja para ambas partes es que le brinda la oportunidad de resolver su caso con sus términos en lugar de mis términos. Evita la molestia de preocuparse por citaciones de testigos y reglas de evidencia. Finalmente, usted cierra este asunto hoy sin tener que preocuparse por volver a juicio. No tendrá que citar testigos, obtener un conocimiento práctico de las Reglas de Evidencia o considerar contratar a un abogado. Puede ser tan creativo y flexible con su acuerdo como lo permita la ley. Podrá presentar información durante la mediación que tal vez no pueda presentar en un juicio. La mediación da a ambas partes un resultado garantizado. Por otro lado, si va a juicio, el juez debe aplicar ciertas reglas de evidencia y procedimiento y emitir una sentencia definitiva basada en la evidencia admitida y la ley.

    En caso de que las partes lleguen a un acuerdo durante el proceso de mediación, ese acuerdo será memorizado en un formulario de acuerdo de solución.  A menudo, pero no siempre, este acuerdo toma la forma de un plan de pago. Todas las partes firman el formulario de acuerdo y luego lo envían al juez asignado para su firma final. Esto cierra tu caso.  

    Sin embargo, si el Demandado no cumple con el acuerdo, el Demandante simplemente va a la oficina del secretario y presenta una declaración jurada de no conformidad. La declaración jurada afirma que el Demandado ha incumplido los términos del acuerdo.   Esta declaración jurada se enviará al juez asignado que luego emitirá un fallo contra el Demandado sin previo aviso o audiencia.

    La mediación es confidencial.  Si no puede resolver su problema durante la mediación, lo que se discute durante el proceso de mediación no se puede usar en su contra en su juicio. Esta confidencialidad está ahí para alentar una comunicación abierta y honesta en un esfuerzo por resolver sus problemas con sus propios términos.  A menos que ambas partes estén de acuerdo, no puede grabar ninguna parte de la mediación.   La grabación secreta está sujeta a sanciones.

    La mediación es informal. Como se explicó anteriormente, si su caso se fija para juicio, las reglas son diferentes.   

    En el caso de que no resuelva su caso en la mediación, su caso se fijará para un juicio ante el Juez del Condado asignado. Se le harán preguntas sobre la duración esperada de su presentación de evidencia y el número esperado de testigos. El error más común que cometen las personas es que traen declaraciones juradas de sus testigos que quieren que el Juez considere. 

    Aunque una declaración jurada se ejecuta bajo juramento, normalmente es un dicho de terceros y el Juez no puede considerarla porque no le da a su oponente la oportunidad de hacer preguntas a la persona que ejecutó la declaración jurada para demostrar que podría haber otra perspectiva sobre su testimonio.  Por lo tanto, en lugar de presentar una declaración jurada, debe presentar a la persona que habría ejecutado la declaración jurada para testificar en vivo ante el Juez y estar sujeta a contrainterrogatorio. Por lo tanto, es importante que considere esto cuando considere la cantidad de testigos a los que llamará. Si necesita citar a un testigo, deberá hacerlo a través de la oficina del secretario, que requiere una tarifa.

    Una vez que el caso va a juicio, es responsabilidad del Juez determinar los hechos del caso. Luego, el Juez aplicará la ley a los hechos para determinar una sentencia definitiva apropiada. En la mayoría de las circunstancias, el Demandante tiene la carga de establecer su reclamo por preponderancia de la evidencia. Si el Demandante no puede cumplir con esa carga, entonces la sentencia definitiva será para el Demandado. No se otorgarán daños monetarios y el caso se cerrará. Si el Demandante cumple con su carga de la prueba, entonces la sentencia definitiva será a favor del Demandante y especificará el monto en dólares que el Demandado debe al Demandante como resultado de esta demanda.

    Si el Demandante gana en un juicio y el Juez otorga daños monetarios, no hay garantía de que el Demandante pueda cobrar ese dinero. La capacidad del Demandante para cobrar el dinero depende de la voluntad de pago del acusado y su capacidad de pago. La recaudación de dinero en una Sentencia Definitiva se rige por los Estatutos de Florida y otras leyes aplicables. En el caso de que el demandado no pague voluntariamente, dependerá del demandante determinar si la cobranza es posible y, de ser así, cómo ocurrirá. Existen ciertos procedimientos posteriores al fallo que permiten al titular del fallo exigir a un Demandado que presente sus registros financieros. También hay procedimientos para acciones de embargo que, si no está protegido de ellos, desviarán una parte de su salario o cuentas bancarias directamente al Demandante de manera regular. 

    Si su caso va a juicio, (1) llegue a tiempo y (2) esté preparado. Su juicio es su única oportunidad para presentar su reclamo o su defensa. Esté preparado para aprovechar al máximo esa oportunidad. Tenga en cuenta que el Juez no puede ayudar a las partes porque el juez es un árbitro neutral. 

    Debido a COVID19, hemos implementado nuevos protocolos para proteger a todos. Tenga paciencia mientras implementamos estos nuevos protocolos. Si durante su conferencia previa al juicio tiene preguntas, no dude en preguntar utilizando la función de chat o levantar la mano.  Si después tiene preguntas, puede llamar al Programa de Mediación del Condado de Sarasota al 941-861-7833.

    Si usted es una persona con discapacidad que necesita algún tipo de adaptación para participar en el proceso, tiene derecho, sin costo alguno, a la prestación de cierta asistencia. Comuníquese con la Administración del Tribunal (941-861-7800) lo antes posible antes de su comparecencia programada en el juzgado, o inmediatamente después de recibir esta notificación si el tiempo antes de la comparecencia programada es inferior a 7 días; si tiene problemas de audición o de voz, llame al 711.

    – Parties must view prior to the Pretrial Conference
  • Filing a Small Claims Case in Sarasota - Information about filing a small claim case, serving the Summons and filing fees can be located at the Sarasota Clerk’s Office website.
  • The Florida Supreme Court’s Best Practices for Representing Yourself and Using Remote Appearance Technology with the Courts
  • Additional Informational Videos about Small Claims Cases
  • County Civil Mediation Program – At this link you will find more information about Mediation
  • The Florida Small Claims Rules
  • Collecting the Judgment – Information about collecting the Judgment can be located at the following links.
  • Additional Forms - Many forms for Small Claims cases are available at the Clerk's link above.  Here are additional forms for the convenience of the litigants.